Văn hóa tổ chức và chia sẻ chi thức

Theo Peteraf (1993), văn hóa tổ chức doanh nghiệp được định nghĩa là một hệ thống các ý nghĩa, giá trị, niềm tin chủ đạo, nhận thức và phương pháp tư duy được mọi thành viên của một tổ chức cùng đồng thuận và có ảnh hưởng ở phạm vi rộng đến cách thức hành động của các thành viên. Văn hóa doanh nghiệp là bản sắc riêng hay bản sắc văn hóa của một doanh nghiệp để mọi người có thể xác định được và thông qua đó có thể nhận ra quan điểm và triết lý đạo đức của tổ chức. VHTC tạo điều kiện cho các thành viên nhận ra được những sắc thái riêng doanh nghiệp muốn vươn tới. Điều này cũng hình thành nên sự cam kết tự nguyện đối với những gì vượt ra ngoài phạm vi niềm tin và giá trị của mỗi cá nhân, giúp các thành viên mới nhận thức được ý nghĩa của các sự kiện và hoạt động của doanh nghiệp.

Theo Eldridge và Crombie (2013) thì “Văn hóa của một doanh nghiệp là nói đến một hình thể duy nhất với các tiêu chuẩn, giá trị, tín ngưỡng, cách đối xử… được thể hiện qua việc các thành viên liên kết với nhau để làm việc. Nét đặc biệt của một doanh nghiệp cụ thể nào đó được thể hiện ở lịch sử của nó với những ảnh hưởng của hệ thống cũ, lãnh đạo cũ trong việc xây dựng con người. Điều này được chứng tỏ được sự khác nhau giữa việc đi theo thói quen và luật lệ, hệ tư tưởng cũ và mới, cũng như những sự lựa chọn chiến lược của toàn tổ chức”. Còn theo Bùi Anh Tuấn (2013) văn hóa của một tổ chức được thể hiện qua 3 cấp độ như được mô tả ở Hình 2.1 như sau.

• Các vật thể hữu hình: cách thức bố trí và trang trí nơi làm việc, các biểu tượng vật chất, trang phục của nhân viên, điều kiện và môi trường làm việc.
• Các giá trị được tuyên bố: thể hiện qua phong cách giao tiếp, ứng xử của người lao động trong tổ chức, qua các triết lý kinh doanh của doanh nghiệp, phong cách lãnh đạo.
• Các giả định: đó là các giá trị ngầm định. Khi các giá trị được tuyên bố được kiểm nghiệm qua thực tế hoạt động của doanh nghiệp, được người lao động chấp nhận sẽ được duy trì theo thời gian và dần dần trở thành các giá trị ngầm định. Các giá trị ngầm định này thường khó thay đổi và ảnh hưởng rất lớn tới phong cách làm việc, hành vi của nhân viên trong tổ chức.

VHTC được Black, Richard J. (2003) định nghĩa là ”niềm tin cơ bản thường được tổ chức và học hỏi bởi một nhóm, điều chỉnh nhận thức, suy nghĩ, cảm xúc và hành động của thành viên nhóm và đó là điển hình cho cả nhóm”.

Kotter và Heskett (1992) đưa ra một phân tích rõ ràng về cách thức VHTC ảnh hưởng tích cực hoặc tiêu cực đến hiệu quả về mặt kinh tế của một tổ chức. Chỉ những năm gần đây, các nhà nghiên cứu và nhà quản lý mới bắt đầu xem xét tổ chức như thực thể có thể bị ảnh hưởng bởi một biến nào đó tác động đến thái độ, hành vi và hiệu quả làm việc của nhân viên. Nghiên cứu của Owoyemi & Ekwoaba (2014) đã giúp tìm ra cách thức kiểm tra cấu trúc của văn hóa vì cấu trúc này có liên quan đến bản thân tổ chức và hiệu quả vận hành của nó bằng cách xem xét các khía cạnh cũng như các đặc điểm khác nhau của văn hóa.

Serpa (2016) xem VHTC như một cách chia sẻ, suy nghĩ và hành động trong một tập thể và giữa những người phối hợp cùng nhau với mong muốn có được lợi ích song phương hoặc đa phương. Còn dưới góc nhìn của Agwu (2014) thì VHTC là tập hợp các giá trị, niềm tin và chuẩn mực chung có ảnh hưởng đến cách nhân viên suy nghĩ, cảm nhận và hành xử tại nơi làm việc.

VHTC vốn phức tạp nên không có gì ngạc nhiên khi nhiều học giả nhận định đó là một cấu trúc nhiều tầng, có thể được chia thành các lớp theo khả năng quan sát và tiếp cận khái niệm này. VHTC đã được định nghĩa là tập các giá trị và niềm tin được chia sẻ, và theo thời gian nó tạo ra các chuẩn mực hành vi được áp dụng trong việc giải quyết các vấn đề. Môi trường nội bộ của tổ chức được đại diện bởi văn hóa của nó và được hiểu bởi các giả định và niềm tin của các nhà quản lý và nhân viên (Aycan và cộng sự, 1999). VHTC thể hiện ở niềm tin và giả định, giá trị, thái độ cùng hành vi của các thành viên và là một lợi thế cạnh tranh có giá trị của công ty (Hall, 1993; Peteraf, 1993).VHTC định hình các quy trình tổ chức, hợp nhất các khả năng của tổ chức thành một tổng thể gắn kết; cung cấp những giải pháp cho các vấn đề tổ chức phải đối mặt, và, do đó, tạo điều kiện cho tổ chức đạt được các mục tiêu của mình (Yilmaz, 2008).

Khi nghiên cứu về VHTC trong lĩnh vực ngân hàng, Dimitrios (2013) cho rằng việc định vị VHTC là xác định cách tiếp cận các khía cạnh của tổ chức một cách có chiến lược và rõ ràng. Tổ chức hay doanh nghiệp được tác giả nhận định là nơi các nhân viên làm việc cả cá nhân và tập thể, cùng đóng góp để đạt được các mục tiêu của tổ chức. Sự hài lòng về công việc của nhân viên có thể được xem như là một tập hợp các chính sách về hiệu quả làm việc và tư tưởng.

Cân nhắc từ các nghiên cứu trước, tác giả cho rằng khái niệm của Nguyễn Viết Lộc bao hàm được tổng quan toàn bộ các khía cạnh của VHTC, đó là: “Văn hóa tổ chức là toàn bộ các yếu tố văn hóa được chủ thể (tổ chức) chọn lọc, tạo ra, sử dụng và biểu hiện trong quá trình hoạt động, từ đó tạo nên bản sắc riêng có của một tổ chức”

Theo tác giả, “chọn lọc” là sự gạn lọc những mặt bất hợp lý, tiếp biến mặt hợp lý để tạo “nguyên liệu đầu vào” cho quá trình sáng tạo văn hoá. “Tạo ra” là quá trình chuyển hoá những gì đã chọn lọc để sản sinh nên những giá trị, biểu tượng và chuẩn mực văn hoá mới gắn với sắc thái riêng biệt của từng chủ thể sáng tạo văn hoá. Sử dụng là ứng dụng các giá trị, biểu tượng, chuẩn mực văn hoá được “chọn lọc” và “tạo ra” để nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức, trước hết là tạo bản sắc và thương hiệu.

Với những đặc trưng như vậy, VHTC có vai trò gắn kết các thành viên thành một khối cộng cảm, cộng lợi và cộng mệnh; tạo nên sự ổn định bằng cách đưa ra những chuẩn mực để hướng dẫn các thành viên đi theo mục đích chungcủa tổ chức một cách tự giác, tự nguyện. Các yếu tố văn hóa được “chọn lọc” và “tạo ra” có vai trò như là một cơ chế khẳng định mục tiêu của tổ chức, hướng dẫn, uốn nắn những hành vi ứng xử lẫn nhau giữa các thành viên trong tổ chức, giữa cá nhân với tổ chức, giữa thành viên với lãnh đạo; khái niệm và lý thuyết nền về VHTC được tổng hợp ở Bảng 2.1 như sau.

Bảng 2.1. Tổng hợp khái niệm và lý thuyết nền về Văn hóa tổ chức

Theo tác giả thì VHTC là toàn bộ các yếu tố văn hóa được tổ chức điều chỉnh và sáng tạo để tạo nên sự liên kết với những giá trị cốt lõi và các đặc điểm khách quan của tổ chức, đặc biệt là môi trường tổ chức. VHTC được tạo thành từ các giá trị, niềm tin, sự chia sẻ và các chuẩn mực chung. Thấu hiểu được những ảnh hưởng của văn hóa đối với hoạt động của tổ chức là điều rất quan trọng; một nền văn hóa tích cực có thể kết nối nhân viên trong đó thành một khối vững mạnh cùng hướng đến mục tiêu chung là động lực đưa tổ chức đi đến thành công.

Chia sẻ tri thức (CSTT)

Để hiểu thêm về khái niệm CSTT, trước tiên cần đưa ra một định nghĩa rõ ràng về tri thức; Zen (2006) đã nghiên cứu và kết luận rằng tri thức và thông tin là khác nhau. Thông tin có thể được định nghĩa là dữ liệu chung dưới dạng chữ, số, âm thanh, hình ảnh trong khi, tri thức được cho là các ứng dụng hoặc sử dụng thực tế thông tin. Sự khác biệt chính là thông tin có thể dễ dàng lưu chuyển, lưu trữ hoặc chia sẻ mà không gặp nhiều khó khăn nhưng đối với tri thức, những tác vụ trên lại có thể rất khó.

Anand (2011) cũng định nghĩa tri thức là thông tin có cấu trúc dựa trên kinh nghiệm, phản ánh và diễn giải. Tri thức tích lũy từ quá khứ và sự hiểu biết về những sự vật, hiện tượng nhất định là nền tảng chính của tri thức. Tri thức cũng được định nghĩa là việc dựa vào thông tin để ứng dụng vào nhiều trường hợp thực tế khác nhau, giải quyết các vấn đề và đưa ra các quyết định lớn để có thể học, làm và dạy. Tri thức hỗ trợ giải quyết vấn đề và chia sẻ thông tin.

Prusak và Davenport (1998) nêu quan điểm: “Tri thức là một tập hợp bao gồm kinh nghiệm, giá trị, thông tin và sự hiểu biết thông thái có thể giúp đánh giá và thu nạp thêm những kinh nghiệm và thông tin mới. Tri thức được tạo ra và ứng dụng trong đầu óc của những người có nó. Trong một tổ chức, tri thức không chỉ được hàm chứa trong các văn bản và tài liệu, mà còn nằm trong thủ tục, quy trình, thông lệ và nguyên tắc của tổ chức đó”. Tri thức được đúc kết từ thực tế, tri thức là tầm hiểu biết và tri thức của con người. Những dữ liệu thô được con người đúc kết và trở thành tri thức và tri thức sử dụng cụ thể cho một mục đích nào đó nhằm tạo ra giá trị cho con người.

Tri thức hiện đang được xem là tài nguyên chiến lược quan trọng nhất trong các tổ chức và việc quản lý tri thức này được coi là quan trọng đối với sự thành công của tổ chức. Poul và cộng sự (2016) cho rằng “Văn hóa của nơi làm việc kiểm soát cách nhân viên hành xử giữa họ cũng như với những người bên ngoài tổ chức”.

Kothuri và cộng sự (2002) nhấn mạnh, tri thức trong tổ chức được xem là vốn trí tuệ và tồn tại theo hai dạng chính là hiện hữu và ẩn đi. Tri thức hiện hữu ít phụ thuộc vào con người; có thể hệ thống, đo lường, phổ biến và lưu trữ, bao gồm thông tin, kỹ năng giao tiếp và truyền tải dữ liệu đến người khác. Tri thức ẩn đi phụ thuộc rất nhiều vào cá nhân và có thể tạo ra bằng cách xử lý thông tin kết hợp cùng tri thức và kinh nghiệm.

Theo Zack (1999), phần lớn tri thức trong các tổ chức là ẩn đi nên rất khó kết nối với nhau. Do tri thức luôn nằm trong bộ não của cá nhân, bao gồm rất nhiều kỹ năng nhận thức như niềm tin, hình ảnh, trực giác và kỹ năng; không phải tài liệu, chứng từ nên rất khó để diễn giải hoặc mô tả một cách rõ ràng. Chính vì vậy, việc tìm ra cách nào để truyền đạt và diễn giải các tri thức đó, hay nói cách khác là CSTT, ngày càng được chú trọng và quan tâm trên mọi lĩnh vực.

Tsui và các cộng sự (2006) cho rằng, CSTT có thể giúp nhân viên chia sẻ sự hiểu biết và kinh nghiệm để giúp những dự án, kế hoạch hoàn thành một cách nhanh chóng và tiết kiệm chi phí. Ngoài ra, CSTT liên quan đến từng cá nhân trong việc chia sẻ với tổ chức thông tin, ý tưởng, đề xuất và sự thành thạo đến những người khác. Cũng từ việc chia sẻ này chất lượng công việc được đồng đều hơn do mọi người sử dụng chung một nguồn tri thức, từ đó cải thiện được chất lượng hoạt động của nhân viên.

Theo Maponya (2004), CSTT dựa trên kinh nghiệm thu được trong quá trình làm việc trong và ngoài tổ chức. Nếu tri thức có sẵn trong các thành viên, tổ chức sẽ giảm thiểu tối đa các quyết định trùng lặp và giải quyết vấn đề nhanh chóng hơn. Các hoạt động CSTT hiệu quả sẽ giúp tái sử dụng tri thức của từng cá nhân và nâng cao tri thức, chất lượng công việc lên một tầm cao mới.

Trong lĩnh vực ngân hàng, Valipour và cộng sự (2017) nhận thấy rằng việc trao đổi, CSTT, kỹ năng giữa các nhân viên là rất cần thiết để tìm ra những cách thức, ý tưởng, thử nghiệm và giải pháp sáng tạo. Điều này rất quan trọng để phát triển và cải tiến chất lượng sản phẩm, dịch vụ quy trình, hệ thống và công nghệ hiện tại, đặc biệt nhất là nâng cao và cải tiến liên tục chất lượng kết quả làm việc của từng nhân viên trong ngân hàng.

Các học giả khác nhau đã nghiên cứu nhiều quy trình CSTT khác nhau như: tìm kiếm kiến thức và đóng góp kiến thức; truyền thụ kiến thức và tiếp thu kiến thức (Ipe, 2003 ); sở hữu tri thức và tiếp thu tri thức. Do sự đa dạng của các cách CSTT khác nhau, luận án này sẽ tiếp thu và áp dụng định nghĩa Hooff và Weenen (2004), theo đó, nhóm tác giả đã phân loại các quy trình CSTT thành hai khía cạnh chính: cống hiến tri thức (đóng góp tri thức) và thu nhận tri thức (Hình 2.3). Định nghĩa này cũng được nhiều học giả và nhà nghiên cứu chứng minh và áp dụng (Karkoulian và cộng sự, 2010; Ling, 2010; Tohidinia và Mosakhani, 2010).

Hình 2.3 Thành phần của chia sẻ tri thức (Tseng, 2011)

Cống hiến tri thức liên quan đến việc các cá nhân sẵn sàng giao tiếp và trao đổi nhiệt tình với những người khác. Điều này được định nghĩa là một quá trình tương tác qua đó vốn trí tuệ cá nhân được truyền đạt tới các đồng nghiệp. Đóng góp tri thức nhằm mục đích làm cho tri thức có sẵn được triển khai rộng khắp cho toàn bộ tổ chức. Định nghĩa này là quá trình cung cấp kiến thức bằng cách xây dựng các cách thức và giao diện giao tiếp giữa các cá nhân (Hooff và Weenen, 2004).

Thu nhận tri thức liên quan đến việc học hỏi và xin ý kiến từ mọi người để có được kinh nghiệm và bí quyết từ họ. Nó đề cập đến quá trình tiếp nhận kiến thức từ các cá nhân khác bằng cách tham khảo ý kiến và thuyết phục người khác truyền đạt lại kỹ năng và những gì họ đã từng trải cho mình (Ling, 2010).

Hai quy trình này của CSTT giúp tạo dựng nền tảng và danh tiếng tốt trong kinh doanh, giúp cải thiện mối quan hệ đối tác kinh doanh tiềm năng, qua đó, tăng cường phát triển đổi mới (Ritala và cộng sự, 2015). Có ý kiến cho rằng việc cống hiến tri thức và thu nhận tri thức giữa các cá nhân giúp tạo ra những suy nghĩ mới lạ và truyền đạt những tri thức tốt nhằm cải thiện chất lượng và kết quả hoạt động và đổi mới của nhân viên ngân hàng; khái niệm CSTT được tổng hợp ở Bảng 2.2 như sau.

Bảng 2.2 Tổng hợp khái niệm và lý thuyết nền của Chia sẻ tri thức

(Nguồn: Tổng hợp của tác giả, 2022)

 Khái niệm CSTT được sử dụng trong nghiên cứu này là: “hành vi CSTT, và là quá trình cống hiến tri thức cho các đồng nghiệp và đồng thời thu nhận lại các tri thức còn thiếu sót hoặc cần bổ sung cho quá trình làm việc của nhân viên”. Khái niệm này dựa trên các nghiên cứu trước và đã được công nhận rộng rãi trên thế giới (Hooff và Weenen, 2004; Tsui và các cộng sự, 2006; Zack, 1999; Bảng 2.2). CSTT là quá trình song song ở đó mỗi cá chân cống hiến và nhận lại tri thức trong mối quan hệ với đồng nghiệp và với tổ chức của mình. CSTT là một yếu tố quan trọng để thúc đẩy sự phát triển của nhân viên trong tổ chức, thay đổi cách thức hoạt động của tổ chức theo hướng tích cực, mang lại sự đột phá trong quá trình hoạt động của tổ chức.

MÃ ĐỀ TÀI 008